La direction citoyenneté et relations usagers traduit l’ambition de la Ville en matière de qualité d’accueil et de services rendus au public.
Dans ce cadre et pour les services au public, vous serez chargé(e) de l'ensemble des missions dévolues aux agents recevant du public pour instruire et constituer les actes d’état civil. Ainsi, vous participez au bon fonctionnement des services à la population et à la garantie d’un service de qualité rendu aux usagers. Également, vous êtes le référent numérique de l’état civil
Établissement des actes d’état civil et des livrets de famille
Recevoir les déclarations relatives à l’état civil (naissances, décès, reconnaissances parentales, etc.)
Apprécier et contrôler les demandes au regard des différents documents présentés
Établir les actes d’état civil (naissances, décès, reconnaissances, changements de prénoms, changements de noms)
Instruire et constituer les dossiers de titres d’identité (cartes nationales d’identité et passeports)
Gestion des dossiers et des cérémonies de mariages, parrainages civils et PACS
Constituer les dossiers de mariage et de parrainages civils puis établir les actes
Assister les élus à l’occasion des cérémonies
Assurer la gestion de l’enregistrement, la modification et la dissolution des PACS : permanences d’enregistrement des PACS et mise à jour du registre
Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer les actes d’état civil (via le portail dem@t, COMEDEC ou demandes directes des usagers)
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Procéder aux rectifications administratives des erreurs matérielles des actes
Rédiger et apposer les mentions
Rédiger des courriers courants
Accueil et renseignement du public
Accueillir et renseigner le public sur l’ensemble des services de l’état civil
Expliquer les modalités et les procédures liées à l’état civil
Référent numérique
Accompagner les agents du service état civil sur les logiciels et le matériel informatique, en lien avec la Direction des services numériques (DNUM)
Assurer le lien avec la DNUM pour les mises à jour et les évolutions de logiciel
Participer à la rédaction de guides utilisateurs et guides de procédures et contribuer à la formation des agents de l’équipe
Assurer un appui et un conseil sur la mise à jour et la simplification des procédures
Exercer une veille et participer aux projets en lien avec le numérique
En fonction des évolutions et nécessités de service, participation à toute activité administrative du service
Connaissance de l’environnement territorial - Connaissance dans le domaine de l’état civil et en réglementation applicable aux formalités administratives
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers (Siècle, dem@t, Airs courrier…)
Capacité à travailler en équipe – Capacité d’anticipation des demandes - Capacité à être polyvalent, rigoureux et organisé - Sens de la confidentialité, qualités relationnelles et sens de l’accueil (écoute – patience – discrétion) - Ponctualité - Sens du service public
Appétence pour les sujets en lien avec le numérique
